Quando desideri inviare la stessa email ai tuoi clienti, clienti, dipendenti, membri del club o un gruppo simile, puoi digitare un'email una volta e inviare un messaggio a tutti utilizzando lo strumento di stampa unione di Gmail.
Una volta soprannominata la funzione di "invio multiplo", la stampa unione in Gmail ti consente di inserire contatti Google o una mailing list da Fogli Google. Quindi, personalizza il tuo messaggio e-mail con tag di unione, includi collegamenti univoci per annullare l'iscrizione e goditi un semplice processo di posta elettronica in blocco utilizzando la tua applicazione di posta elettronica preferita.
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Sommario
Informazioni sulla stampa unione in Gmail
Diamo un'occhiata ai requisiti dell'account Google, ai limiti di invio e ad altri dettagli relativi alla stampa unione in Gmail.
- La stampa unione è disponibile per gli abbonati a Google Workspace, inclusi Workspace Individual, Business Standard e Plus, Enterprise Starter, Standard e Plus ed Education Standard e Plus.
- Gli account Google Workspace supportati hanno un limite giornaliero di 2000 email in uscita. Con la stampa unione, puoi inviare e-mail fino a 1.500 destinatari, lasciandone 500 per altre e-mail.
- Puoi aggiungere un solo destinatario al campo CC o BCC utilizzando la stampa unione. Tieni presente che questo invia un'e-mail a quell'indirizzo per ciascun destinatario nel campo A. Ad esempio, se invii una stampa unione a 100 destinatari, l'indirizzo nel campo CC riceverà 100 copie di quell'e-mail.
- È possibile includere allegati utilizzando la stampa unione; tuttavia, questo conta ai fini dello spazio di archiviazione. Ad esempio, se invii un allegato da 1 MB a 100 destinatari, utilizzerai 100 MB di spazio.
- Ogni messaggio contiene un collegamento Annulla iscrizione univoco generato automaticamente in basso nel caso in cui quel particolare destinatario non desideri più ricevere le tue email.
- Se un destinatario ha precedentemente annullato l'iscrizione ai tuoi messaggi e li includi in una stampa unione, vedrai una notifica dopo aver inviato l'e-mail con il numero di destinatari che non riceveranno il messaggio.
- Non è possibile utilizzare la stampa unione per risposte o inoltramenti o quando si pianificano le email o si utilizza la modalità riservata.
Come aggiungere destinatari alla stampa unione in Gmail
Anche se puoi selezionare i destinatari della tua email dopo aver composto il messaggio, è meglio selezionarli in anticipo quando utilizzi la stampa unione. Questo ti chiederà quindi i tag di unione disponibili per personalizzare il messaggio.
Aggiungi destinatari dai contatti Google
Per iniziare a utilizzare i tuoi contatti Google come destinatari, segui questi passaggi.
- ScegliereComporrein alto a sinistra per creare una nuova email. Usa ilMostra il menu principale(tre righe) se non vedi Scrivi.
- Nella finestra Componi, seleziona il fileUtilizza la stampa unioneicona (simbolo del contatto) all'estrema destra delAcampo e seleziona la casellaStampa unione.
- Puoi quindi iniziare a digitare i nomi dei destinatari e selezionarli dai suggerimenti oppure selezionare il fileAcollegamento e scegli i destinatari dalla finestra Seleziona contatti.
Aggiungi destinatari da Fogli Google
Per inserire destinatari da Fogli Google, inizia assicurandoti che il tuo foglio sia impostato correttamente.
- Tutte le informazioni sul destinatario devono trovarsi nella prima scheda del foglio di calcolo.
- Ciascun destinatario e i relativi dettagli devono essere in una riga separata.
- Utilizza intestazioni di colonna di solo testo per designare i tag di unione. Se un'intestazione contiene un carattere speciale, il tag di unione viene invece identificato dalla lettera della colonna, ad esempio @A per la colonna A.
Se il tuo foglio è pronto, scegliComporrein alto a sinistra in Gmail per creare il messaggio.
- Seleziona ilUtilizza la stampa unioneicona all'estrema destra delAcampo e seleziona la casellaStampa unione. Quindi, selezionaAggiungi da un foglio di calcolo.
- Nella finestra visualizzata, utilizza le schede di Google Drive in alto per individuare e scegliere il foglio Google. Quindi, seleziona ilInserirepulsante in basso a destra.
- Nella finestra successiva, utilizza le caselle a discesa per scegliere i nomi delle colonne contenenti i dettagli dei destinatari per i tag di unione. Tieni presente che potresti visualizzare solo caselle a discesa per E-mail, Nome e Cognome; tuttavia, vedrai i tag di unione disponibili nell'e-mail per gli altri dettagli nel tuo foglio.
- SelezionareFinee tornerai alla finestra Componi con il nome del foglio nel fileAcampo.
Come utilizzare Unisci tag nella tua email
Una volta aggiunti i destinatari alla stampa unione, avrai a disposizione i tag di unione da utilizzare.
Al momento della stesura di questo articolo:
- Se aggiungi destinatari da Contatti Google, puoi utilizzare i tag per il nome, il cognome o il nome completo, nonché l'indirizzo email.
- Se aggiungi destinatari da Fogli Google, puoi utilizzare i tag per le intestazioni delle colonne nel tuo foglio di lavoro.
Aggiungi un tag di unione
Per aggiungere un tag alla tua email, digita il simbolo @ (At) con il nome del tag o seleziona il tag dall'elenco a discesa visualizzato.
Puoi aggiungere i tag quasi ovunque nel tuo messaggio, ad eccezione della riga dell'oggetto dell'email e all'interno del testo con collegamento ipertestuale.
Anteprima di un tag di unione
Se sei curioso di sapere come vengono visualizzati i dettagli dopo aver inserito un tag di unione, puoi facilmente vedere un'anteprima.
- Passa il mouse sopra un tag di unione nel messaggio e selezionaAnteprima.
- Vedrai quindi apparire una finestra che mostra ciascun destinatario e i dettagli corrispondenti per quel tag. Se hai molti destinatari, puoi utilizzare la ricerca in alto per trovarli.
- SelezionareOKal termine e tornerai alla finestra Componi.
Includi un valore predefinito per un tag di unione
Puoi anche impostare valori predefiniti per i tag di unione. Ciò è utile se a un destinatario mancano i dettagli che stai tentando di aggiungere. Ad esempio, se inserisci il tag di unione Nome e un destinatario non ha un nome elencato, puoi utilizzare invece una parola o una frase predefinita.
Per aggiungere un valore predefinito, passa il mouse sopra il tag di unione nella tua email e scegliImposta il valore predefinito.
Aggiungi la parola o la frase nella casella visualizzata e selezionaSalva.
Per qualsiasi destinatario a cui mancano le informazioni, il tag di unione nell'e-mail verrà sostituito con il valore predefinito.
Visualizza l'anteprima e invia la tua email
Una volta completata la creazione della stampa unione in Gmail, potrai visualizzare l'anteprima dell'e-mail prima di inviarla. Ciò ti consente di vedere l'e-mail come la vedranno i tuoi destinatari in modo che, se hai bisogno di apportare modifiche, puoi farlo prima di premere il pulsante Invia.
- Quando sei pronto, selezionaContinuarenella parte inferiore della finestra Componi.
- Verrà visualizzato un messaggio popup con brevi dettagli sulla posta indesiderata durante l'invio di e-mail di massa. SelezionareSaperne di piùper ulteriori informazioni e poiFattoper continuare.
- Successivamente, vedrai un'altra finestra pop-up che ti mostra il numero di destinatari a cui stai inviando l'e-mail e un'opzione per vedere un'anteprima. SelezionareInvia anteprima.
Riceverai un'email con l'etichetta "Messaggio di prova" nella tua casella di posta entro pochi minuti. I tag di unione verranno popolati con il primo destinatario nell'elenco o con il valore predefinito, se applicabile.
Dopo aver esaminato l'anteprima, puoi tornare alla finestra Componi per apportare le modifiche che desideri. Quando sei pronto per inviare l'e-mail, segui gli stessi passaggi e scegliInvia tuttonella finestra Pronto per l'invio.
Puoi trovare le email di stampa unione che invii nel tuoInviatocartella come qualsiasi altra email inviata.
Semplifica le email con Gmail Mail Merge
Quando devi inviare una newsletter, un annuncio o un'altra email a una massa, ricorda la funzionalità di stampa unione in Gmail. Con la possibilità di inserire contatti da Fogli Google, utilizzare campi di unione per email personalizzate e visualizzare in anteprima il messaggio prima di inviarlo, il tutto senza un componente aggiuntivo di stampa unione di terze parti, il processo non potrebbe essere più semplice.