Apesar do aumento na popularidade das mensagens usando ferramentas como o WhatsApp e os recursos de mensagens nas redes sociais como o Instagram, o e-mail ainda desempenha um papel extremamente importante na maior parte de nossas vidas, especialmente no que diz respeito ao trabalho. Ainda é tão central em tudo o que fazemos que muitos de nós recebemos centenas de e-mails semanais em nossas contas profissionais e pessoais. Isso pode dificultar o acompanhamento de tudo. Neste artigo, mostraremos como organizar e-mails no Outlook, Gmail e no aplicativo Apple Mail integrado para que você possa encontrar facilmente o que precisa.
Dica 1. Use contas separadas para e-mail profissional e pessoal
Alguns de nós não temos escolha quando se trata disso. Se você trabalha para uma empresa, seu e-mail comercial será automaticamente separado de suas mensagens pessoais. Mas se você trabalha por conta própria ou tem um trabalho paralelo, pode usar a mesma conta para tudo.
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Manter um endereço de trabalho separado torna muito mais fácil manter o trabalho e as coisas pessoais separadas. Você pode até fazer o que eu faço e usar um cliente de e-mail diferente para e-mail profissional e pessoal. Dessa forma, não há chance de enviar e-mail comercial da sua conta pessoal ou vice-versa.
Dica 2. Crie novas caixas de correio ou pastas
As caixas de correio do Apple Mail são iguais às pastas de outros aplicativos de e-mail. Criar pastas para armazenar diferentes tipos de mensagens de e-mail tornará sua caixa de entrada muito menos confusa. Você poderia ter um para armazenar e-mails de amigos e outro para armazenar e-mails de empresas de serviços públicos.
Para criar uma nova caixa de correio no Mail, clique no menu Caixa de Correio e escolha Nova Caixa de Correio. Em seguida, escolha se deseja que a caixa de correio exista apenas no seu Mac (escolha No Meu Mac) ou em todos os dispositivos que você usa com essa conta de e-mail (escolha iCloud ou qualquer outro provedor de conta). Em seguida, dê um nome à caixa de correio e clique em OK. Para usar a caixa de correio, basta arrastar uma mensagem da sua caixa de entrada para a nova caixa de entrada e ela será movida para lá.
Dica 3. Organize seus anexos de e-mail
Os anexos das suas mensagens geralmente são baixados e armazenados localmente no seu Mac. Com o tempo, esses arquivos podem se acumular silenciosamente e consumir um espaço valioso em disco, especialmente se você receber muitos documentos grandes ou arquivos de mídia.
Você pode excluir esses anexos do seu Mac com segurança sem perder o acesso a eles. Eles permanecem armazenados no servidor de e-mail e podem ser baixados novamente sempre que necessário. Procurar anexos para liberar espaço pode ser entediante, mesmo com filtros. Felizmente, existe uma maneira mais simples. O recurso Cleanup do CleanMyMac verifica seu Mac e localiza todos os anexos, permitindo excluí-los para recuperar espaço. Veja como usá-lo.
- Obtenha sua avaliação gratuita do CleanMyMac.
- Selecione Limpeza na barra lateral.
- Clique em Digitalizar.
- Quando a verificação for concluída, você verá quanto lixo foi encontrado.
- Clique em Revisar todo o lixo eletrônico para revisar e remover todos os anexos.
Dica 4. Use caixas de correio inteligentes
No Mail, as caixas de correio inteligentes exibem mensagens ditadas pelos critérios que você definiu. Por exemplo, você poderia criar um para exibir todas as mensagens de um remetente específico. As mensagens não são movidas da sua caixa de entrada para a caixa de correio inteligente, portanto, as caixas de correio inteligentes não reduzem a desordem. Eles filtram as mensagens para que apenas aquelas que atendem aos critérios sejam exibidas.
Para criar uma nova caixa de correio inteligente no Mail, clique no menu Caixa de correio e escolha Nova caixa de correio inteligente. Dê um nome à caixa de correio inteligente e escolha o primeiro critério que deve ser usado para selecionar as mensagens a serem exibidas. Se você quiser adicionar mais critérios, clique em ‘+’. Quando terminar, clique em OK.
Dica 5. Crie regras para e-mails recebidos
A maioria dos aplicativos de e-mail, incluindo o Mail, permite criar regras para e-mails recebidos que determinam o que acontece com eles. Você pode, por exemplo, criar uma regra que mova todas as mensagens de um destinatário ou grupo de destinatários para uma pasta específica. Ou um que exclua automaticamente mensagens que contenham uma palavra específica na linha de assunto.
Crie regras no aplicativo Mail
- No aplicativo Mail, pressione Command-Vírgula para exibir as configurações do Mac Mail.
- Selecione a guia Regras e clique em Adicionar regra.
- Na caixa Descrição, digite um nome para a regra.
- Use os menus para definir o primeiro critério da regra.
- Para adicionar mais critérios, clique em ‘+’ e escolha se a regra deve ser executada quando todos os critérios forem atendidos ou quando algum deles for atendido.
- Escolha a ação que deverá ser executada se os critérios forem atendidos.
- Clique em OK para salvar a regra.
Se você deseja aplicar a regra às mensagens existentes que já estão em sua caixa de entrada, clique em Aplicar. Caso contrário, clique em Não aplicar na caixa de diálogo que é aberta.
Crie regras no Outlook
Você pode configurar o Outlook para classificar automaticamente seus e-mails usando regras simples. Por exemplo, você pode criar uma regra que mova todas as mensagens de um remetente específico para uma pasta designada.
- Clique com o botão direito em qualquer mensagem e clique em Regras.
- Escolha Sempre mover mensagens de [nome do remetente].
- Escolha uma pasta ou selecione Novo para criar uma nova e clique em OK.
Crie regras para filtrar e-mails no Gmail
Os filtros do Gmail são pesquisas que você salva e também podem aplicar regras às mensagens correspondentes, como arquivá-las, marcá-las como lidas ou encaminhá-las. Eles são uma ferramenta poderosa se você está procurando como organizar seus e-mails no Gmail com mais eficiência.
Para criar um filtro:
- Vá paragmail.come faça login em seu Conta do Gmail
- Clique na caixa de entrada e no ícone de configurações à direita da barra de pesquisa.
- Preencha as caixas de texto para criar um filtro e escolha uma das opções.
- Clique em Criar filtro.
- Em seguida, selecione uma das opções da caixa para que o Gmail saiba o que fazer com as mensagens que atendem aos critérios de filtro.
- Clique em Criar filtro.
Dica 6. Use categorias no Apple Mail
A versão macOS Sequoia do Apple Mail introduziu um novo recurso que permite categorizar mensagens automaticamente. Ele usa o Apple Intelligence para descobrir do que se trata um e-mail e o categoriza de acordo. Você pode então escolher a categoria que deseja visualizar. Por exemplo, Primário são as mensagens que o Mail considera mais importantes, mas se quiser ver um recibo de compra online, você pode tocar no ícone do carrinho para ver e-mails relacionados a transações. Para habilitar categorias, vá para a caixa de entrada do Apple Mail, clique nos três pontos na parte superior e escolha Mostrar categorias.
Dica 7. Deixe o Apple Mail priorizar seu Mail
Outra forma de organizar mensagens no macOS Sequoia Mail é usar o recurso Mostrar prioridade. Este recurso usa o Apple Intelligence para escolher quais mensagens de e-mail provavelmente serão mais urgentes. Ele as coloca no topo da sua caixa de entrada, acima das mensagens recebidas mais recentemente. Para ativá-lo, clique nos três pontos na barra de ferramentas e escolha Mostrar mensagens prioritárias.
Dica 8. Atribua contatos como VIPs
Atribuir um contato como VIP coloca uma estrela nas mensagens dele em sua caixa de entrada e as exibe em uma caixa de correio inteligente chamada VIPs. Para tornar um contato VIP, clique no nome dele no e-mail enviado e, no menu suspenso, escolha Adicionar a VIPs.
Dica 9. Use Lembre-me
O Apple Mail possui um recurso que permite que você seja lembrado de e-mails importantes posteriormente, quando estiver em condições de respondê-los. Outros aplicativos de e-mail possuem um recurso semelhante, às vezes chamado de Suspender. Para usar Lembrar-me no Apple Mail, deslize para a direita com dois dedos sobre uma mensagem em sua caixa de entrada e escolha Lembrar-me e selecione um período para o lembrete ou clique com o botão direito na mensagem, escolha Lembrar-me e selecione o período de tempo. Você receberá uma notificação quando chegar a hora e a mensagem aparecerá na parte superior da sua caixa de entrada. Ao usar o Remind Me e arquivar mensagens diligentemente em pastas ou caixas de correio, você pode manter sua caixa de entrada limpa e, ao mesmo tempo, garantir que não se esqueça de responder a uma mensagem importante.
Dica 10. Sinalize mensagens para encontrá-las com mais facilidade
Se não quiser limpar sua caixa de entrada ou mover mensagens para pastas, você pode sinalizá-las para encontrá-las com mais facilidade mais tarde. Clique com o botão direito ou clique com a tecla Control pressionada em uma mensagem e escolha uma cor de sinalizador para exibir na seção Sinalizador.
Dica 11. Cancele a assinatura de boletins informativos que você não lê
Usar Mostrar Categorias ou Caixas de Correio Inteligentes para evitar que boletins informativos e e-mails promocionais sobrecarreguem sua caixa de entrada é ótimo. Mas melhor ainda é cancelar a assinatura daqueles que você nunca leu. Você pode fazer isso no Mail clicando em cancelar na parte superior de um boletim informativo ou e-mail promocional. Se o botão não estiver lá, deverá haver um link de cancelamento de inscrição na parte inferior do e-mail.
Dica 12. Use Ocultar meu e-mail
Se você for assinante do iCloud +, poderá usar o recurso Ocultar meu e-mail para criar um novo endereço de e-mail para cada boletim informativo ou e-mail promocional em que se inscrever. Quando solicitado a inserir seu endereço de e-mail, o macOS deverá solicitar que você use Ocultar meu e-mail. Em seguida, ele gerará um endereço exclusivo e solicitará que você o preencha automaticamente. Todas as mensagens para esse endereço serão encaminhadas para sua caixa de entrada, mas você pode desativar isso ou excluir completamente o endereço de e-mail em Configurações do sistema > [SEU NOME] > iCloud > Ocultar meu e-mail.
Se você recebe muitos e-mails todos os dias, sua caixa de entrada pode rapidamente ficar desordenada e até mesmo sobrecarregada. No entanto, não precisa ser assim. Há muitas coisas que você pode fazer para facilitar a localização de mensagens. Siga nossas dicas acima para conhecer as melhores maneiras de organizar e-mails no seu Mac.