En tant qu'employeur, vous avez l'obligation à la fois morale et légale de conserver les informations sensibles sur vos employés.Informations sensiblescomprend la génétique etdonnées biométriques, dossiers médicaux, SNN (numéros de sécurité sociale) et antécédents criminels, pour n'en nommer que quelques-uns.
Si vous ne le faites pas, vous vous exposerez à de nombreux risques. Les pirates sont constamment à la recherche de données sur les candidats et les employés qu'ils peuvent ensuite revendre sur le dark web ou utiliser pour commettre des fraudes.
De nombreuses institutions et entreprises dans le monde (UPMC, Navistar, Kroger) ont fait l'objet de poursuites pour ne pas avoir stocké et sécurisé les données de leurs employés de manière responsable. Ainsi, certains ont déboursé plusieurs millions de dollars pour régler ces réclamations.
Voici comment stocker les données des employés en toute sécurité et éviter un gros salaire :
Créer une politique de protection des données
La loi n’exige pas d’avoir une politique de protection des données, c’est pourquoi la plupart des entreprises manquent de politiques en matière de protection des données. Cependant, vous devriez sérieusement considérercréer une politique de sécurité d'entreprise solide. Une politique de protection des données appropriée indique le type de données que votre entreprise collectera, les parties qui y ont accès et la manière dont les données sont stockées et traitées.
La plupart du temps, les documents de politique de protection des données indiquent également clairement que toute personne qui utilise ou copie des informations sensibles sans autorisation sera jugée responsable et sanctionnée.
Prendre des mesures proactives
La Federal Trade Commission a signalé une situation dramatiqueaugmentation de 2,920%dans les cas d'usurpation d'identité au cours de la dernière année.
Dans le même temps, le vol d’informations d’identité continue de représenter le plus grand pourcentage de toutes les escroqueries et fraudes en ligne signalées au cours des dernières années. Plus de 60 % des entreprises ont été confrontées à au moins une cyberattaque et ont ensuite mis la clé sous la porte pour cette raison.
Sachant tout cela, les équipes RH et IT doivent faire de leur mieux pourse préparer à une éventuelle violation de donnéeset protéger les données des employés en évaluant les éventuels défauts de sécurité, en effectuant des contrôles de sécurité des données et en défendant le site Web de leur entreprise contre diverscybermenaces.
Former et éduquer les employés
L’erreur humaine tend à être l’une des principales causes de violations de données. De plus, l’élément humain était impliqué dans 82 % des violations de données, selon le rapport d’enquête sur les violations de données 2022.
Quand on parle d’erreur humaine, on fait référence à :
- Cliquer sur toutes sortes de liens dans des messages, des e-mails et des DM provenant de sources inconnues
- Être victime de smishing etescroqueries par phishing
- En utilisantWi-Fi public
C'est précisément pourquoi votre entreprise doit sensibiliser la cybersécurité aux informations d'identification volées au sein de votre organisation etoffrez une formation en cybersécurité à vos employés.
C'est précisément pourquoi votre entreprise devrait augmentersensibilisation à la cybersécuritéconcernant les informations d'identification volées au sein de votre organisation.
En règle générale, les meilleures lignes directrices pour prévenir les violations de données comprennent :
- Utiliser soit2FA ou MFAsur tous les comptes de l'entreprise
- Créer des mots de passe fortsqui contiennent des lettres, des chiffres, ainsi que des minuscules et des majuscules
- Ne pas utiliser le wifi public lors de l'accès aux ressources de l'entreprise
- Établir des connexions réseau sécurisées à l'aide d'outils comme un VPN
Tout d’abord, mettez à jour tous les logiciels dès que de nouvelles mises à jour sont disponibles. Ensuite, mettez à niveau tous les appareils appartenant à l'entreprise, surtout si le fabricant ne prend plus en charge le logiciel que vous utilisez.
Voici la liste des outils et logiciels que vous pouvez utiliser pour protéger les données des employés :
- Logiciels anti-malware et antivirus
- Pare-feu
- Outils de détection automatisés des menaces
- Vérificateurs de mots de passe
- Outils de chiffrement
- Sécurité du réseauoutils de surveillance
- Outils de cartographie des flux de données
Par exemple, les outils de cartographie des flux de données peuvent grandement aider à suivre les données et à analyser les niveaux de sécurité actuels. Ces outils affichent visuellement le flux de données à travers votre organisation et facilitent l'évaluation des faiblesses ou si vos défenses sont appropriées ou non.
Soyez sélectif quant aux informations que vous collectez
Recueillez et stockez uniquement les données pertinentes et nécessaires à la prise de décisions d'embauche. Par exemple, évitez de collecter des SSN autant que possible. Bien sûr, vous aurez peut-être besoin d’une vérification des antécédents, mais ne la stockez pas.
Au lieu d'utiliser des SSN, attribuez des numéros uniques à chaque employé et vous vous protégerez considérablement mieux contre le vol d'identité. Certains États, comme New York, restreignent même l'utilisation et l'impression des SSN ou l'utilisation de numéros dérivés des SSN pour atténuer l'exposition aux cyberattaques. Soyez comme New York.
Placer des limites à l’accès aux données
Tout le monde dans votre entreprise ne devrait pas avoir accès à toutes les informations sur les employés. Par exemple, l'équipe RH est la seule à pouvoir accéder à des informations telles queévaluations des performancesou les registres de présence.
Utiliser une approche globalegestion des présences basée sur le cloudsystème pour enregistrer, surveiller et sécuriser efficacement les dossiers des employés. Cela garantit non seulement une tenue de registres précise, mais améliore également la protection grâce à des mesures avancées de sécurité dans le cloud.
De plus, il n’est pas nécessaire d’accorder à presque tout le monde l’accès aux dossiers médicaux des employés. Les antécédents médicaux ou le statut de chaque employé doivent être stockés séparément des informations liées aux performances.
Il est sage de revoir toutes les autorisations d’accès de temps en temps, car certains utilisateurs n’auront plus besoin des privilèges dont ils disposaient au sein de votre organisation. C'est souvent le cas lorsque les responsables de comptes changent de rôle ou que les ingénieurs du support technique changent de base de données.
Suivre les journaux d'accès
Si vous stockez les dossiers des employés en ligne, vous pourrez probablementtenir un journalde savoir qui accède à ces dossiers, quand et pourquoi. Il peut s'agir de dirigeants, de partenaires, d'entrepreneurs et d'administrateurs.
UtiliserLogiciel de tenue de dossiers RHcela facilite le suivi approfondi des accès et l'enquête sur tout incident ou tentative d'accès aux dossiers des employés sans autorisation. Ces produits peuvent vous aider à déterminer si vous devez prendre des mesures disciplinaires ou apporter des améliorations pour protéger les documents plus efficacement.
Utiliser un logiciel de gestion des documents des employés
Il est temps d'abandonner ce logiciel de gestion de fichiers obsolète que vous utilisez depuis des années. Vous avez besoin de quelque chose de plus avancé pour organiser différents types de données, en particulier lors de l’embauche de nouvelles personnes et du stockage sécurisé de toutes leurs données. Mettre en œuvre ungénérateur de documentsou un employélogiciel de gestion de documentsest une décision intelligente.
Avec ce type de logiciel, vous pouvez générer des documents juridiques sans erreurs et y accéder depuis un emplacement unique où ils sont conservés en toute sécurité. Lorsque vous utilisez votre logiciel de tenue de dossiers RH ou vos options de génération de documents, soyez attentif et recherchez les fonctionnalités suivantes ci-dessous :
- Autorisations d'accès, d'affichage et de modification personnalisables
- Le choix des documents spécifiques au salarié
- Conformité aux normes de sécurité et de protection les plus élevées
- Intégration avec d'autresSystèmes de gestion des ressources humaines et des employésvous utilisez
Les employeurs doivent protéger les données de leurs employés !
Lors de l’acquisition de données personnelles et sensibles, il devient de votre responsabilité de stocker ces informations de la manière la plus sécurisée possible. Pour ce faire, vous devez former vos employés, développer des contrôles de sécurité et toujours utiliserbonnes pratiques pour le stockage des donnéespour empêcher votre entreprise (et vos merveilleux employés) de devenir la proie des cybercriminels.