Organiser efficacement des documents, en particulier les plus longs, peut s'avérer difficile. Avec les fonctionnalités intégrées dansGoogle Documents, vous disposez de plusieurs façons de rédiger des rapports, des articles, des essais, des propositions, des documents d'équipe et bien plus encore de manière efficace.
Vous devez structurer le document de manière à ce qu’il soit facile d’afficher les informations et de rechercher des détails. Examinons donc plusieurs fonctionnalités clés pour organiser votre prochain Google Doc.
Table des matières
MONTRÉAL CANADA 26 AVRIL 2019 Logo et application Google Docs sur une page d'accueil Google est une société technologique multinationale américaine spécialisée dans les services et produits Internet
1. Numérisez le document avec un résumé et un aperçu
L'un des moyens les plus simples de créer un aperçu des détails de votre document consiste à utiliser les fonctionnalités de résumé et de plan. Ces outils pratiques se trouvent en dehors du contenu afin de ne pas distraire et peuvent être affichés ou masqués en un clic.
Ces fonctionnalités organisationnelles vous permettent de résumer le contenu de votre document et de passer à la section dont vous avez besoin avec le plan généré automatiquement.
Afficher et fermer le résumé et le plan
Pour afficher le résumé et le plan, rendez-vous surVoironglet et sélectionnezAfficher le plan.
Vous verrez alors leAfficher le plan du documenticône en haut à gauche de l’espace document. Sélectionnez-le pour le développer.
Lorsque vous avez terminé avec le résumé et le plan, utilisez leFermer le plan du documentflèche pour le masquer et afficher leAfficher le plan du documentà nouveau l'icône.
Ajouter un résumé et un aperçu
Pour ajouter un résumé, utilisez leplus signpour ouvrir la boîte et saisir votre texte.
Pour le modifier ultérieurement, sélectionnez simplement leModifiericône (crayon).
Pour utiliser le plan, ajoutez des titres à votre document (expliqué ci-dessous) et ils apparaîtront automatiquement dans le plan. Vous pouvez ensuite sélectionner un titre pour accéder à cette section du document.
Vous pouvez supprimer un titre particulier du plan si nécessaire en sélectionnant l'icôneXà droite de celui-ci dans le contour.
2. Inclure et personnaliser une table des matières
Si vous souhaitez que vos lecteurs puissent utiliser quelque chose dans le contenu pour parcourir votre document, vous pouvez insérer une table des matières dans Google Docs. Cette fonctionnalité était basique, mais Google l'a améliorée au fil du temps pour la rendre personnalisable et attrayante.
Insérer une table des matières
Pour créer une table des matières, structurez la section de votre document avec des titres. Saisissez le texte d'un titre, sélectionnez-le, puis choisissez un niveau de titre dans la listeStylesliste déroulante dans la barre d'outils. Ces rubriques apparaissent automatiquement dans le tableau pour vous.
Lorsque vous êtes prêt à insérer le tableau, placez votre curseur dans le document là où vous le souhaitez. Ensuite, ouvrez leInsérermenu, passez àTable des matièreset choisissez un style parmi Texte brut, Pointillé et Lié.
Choisissez le design que vous souhaitez utiliser et vous verrez le tableau apparaître.
Personnaliser une table des matières
Vous pouvez ajuster l'apparence et le fonctionnement de votre table des matières dans Google Docs, ce qui est une fonctionnalité intéressante.
Pour ouvrir les outils d'édition, sélectionnez le tableau pour afficher la petite barre d'outils. Ensuite, utilisez letrois pointssur la barre d'outils pour choisirPlus d'options.
Lorsque la barre latérale s'ouvre, vous verrez deux sections pour le formatage et les niveaux de titre.
- Formatage: Choisissez un style de tableau différent, affichez ou masquez les numéros de page et utilisez éventuellement un début de tabulation comme des points, des tirets ou des lignes.
- Niveaux de titre: Choisissez les titres que vous souhaitez afficher dans le tableau et ajustez éventuellement les retraits.
Vous devriez voir vos ajustements se mettre à jour en temps réel.
3. Travaillez efficacement avec des titres pliables
Google a ajouté une fonctionnalité très utile à Docs début 2023 qui vous permet de travailler un peu plus facilement avec des documents longs. Vous pouvez réduire et développer les titres. C’est idéal pour se concentrer sur les sections du document que vous utilisez tout en réduisant celles que vous n’utilisez pas.
Au moment d'écrire ces lignes, les titres réductibles ne fonctionnent que lorsque vous utilisez la mise en page sans page. On ne sait pas si la fonctionnalité sera finalement transférée à la mise en page Pages.
Pour utiliser la mise en page sans page dans un document nouveau ou existant, accédez àDéposeret sélectionnezMise en page. Ensuite, choisissezSans pageen haut etD'ACCORDen bas.
Vous devriez voir des flèches à gauche des titres de votre document. Utilisez simplement ceuxflèchesou cliquez avec le bouton droit pour réduire et développer les titres.
4. Suivez facilement les informations avec les blocs de construction
Les blocs de construction de Google Docs vous offrent des moyens rapides et pratiques d'afficher des informations à l'aide de tableaux, d'entrées de texte et de listes déroulantes. Insérez simplement l'un de ces blocs préemballés et entrez vos coordonnées au même endroit.
Vous pouvez actuellement choisir parmi quatre blocs prédéfinis, notamment une feuille de route du produit, un suivi des révisions, des actifs du projet et un suivi du contenu de lancement. Vous pouvez utiliser le Building Block tel quel ou le personnaliser en fonction de vos besoins.
Pour insérer un Building Block, sélectionnez un emplacement dans votre document et accédez àInsérer>Blocs de construction. Choisissez le type que vous souhaitez utiliser dans le menu contextuel.
Vous verrez le bloc apparaître dans votre document, prêt à être utilisé. Si vous souhaitez modifier les titres pour qu'ils correspondent à votre contenu, vous pouvez les modifier comme n'importe quel autre texte.
5. Créer et réutiliser des blocs personnalisés
Si vous avez uncompte Google professionnel ou scolaire pris en charge, vous pouvez configurer des Building Blocks personnalisés dans Docs. Cela vous permet de créer un bloc, de l'enregistrer et de le réutiliser. Le bloc est enregistré sur votre Google Drive en tant que type de fichier Google Docs, vous pouvez donc également l'utiliser dans de nouveaux documents ultérieurement.
- Aller àInsérer>Blocs de constructionet choisissezBloc de construction personnalisédans le menu contextuel.
- Lorsque le message contextuel apparaît dans votre document, choisissezNouveau bloc de construction personnalisé.
- Sélectionnez le contenu que vous souhaitez utiliser comme bloc personnalisé et choisissezSauvegarderdans la barre bleue en haut.
- Saisissez le nom de votre bloc et, éventuellement, une description. Ensuite, sélectionnezCréer. Vous recevrez une confirmation que votre blocage a été enregistré.
Pour utiliser votre nouveau bloc, tapez le symbole @ (At) suivi du nom du bloc et choisissez-le dans la liste qui apparaît.
6. Entrez des extraits de programmation avec des blocs de code
Si votre document contient du code de programmation tel que Java, JavaScript ou Python, vous pouvez profiter du Building Block de code. Cela vous permet de structurer proprement votre code dans votre document.
Aller àInsérer>Blocs de construction, déplacez-vous versBloc de codeet choisissez la langue dans le menu contextuel.
Lorsque votre bloc apparaît, entrez simplement votre extrait. Si vous souhaitez changer le langage de programmation, utilisez la liste déroulante en haut à gauche. Pour mettre à jour les couleurs, utilisez leRafraîchiricône en haut à droite.
7. Collaborez sur les e-mails, les invitations de calendrier et les notes de réunion
Un autre outil intéressant pour organiser les éléments dans Google Docs est un bloc de modèle intégré. Ceux-ci sont particulièrement utiles si vous travaillez en collaboration sur des e-mails, des invitations d’agenda et des notes de réunion.
Pour les e-mails, vous pouvez renseigner les destinataires, l'objet et le message. Ensuite, sélectionnez leGmailicône pour créer le brouillon directement dans Gmail.
Apprendre encore plus:Comment faire en sorte que Google Docs lise des documents à haute voix
Pour les invitations de calendrier, saisissez le titre, les invités, les heures de début et de fin, le lieu et la description. Utilisez leCalendriericône pour ouvrir l'événement dans Google Agenda.
Pour les notes de réunion, choisissez un événement dans la liste déroulante et vous recevrez un bloc avec le titre, la date et les participants avec des puces pour les notes et des cases à cocher pour les éléments d'action. Utilisez leE-mailicône pour créer un brouillon avec les notes de réunion dans Gmail.
IMAGE MANQUANTE
Pour utiliser l'un de ces modèles, accédez àInsérer>Blocs de constructionet choisissez une option dans le menu contextuel.
8. Entrez les détails à l'aide d'une liste déroulante
En utilisant les éléments de base ci-dessus pour le suivi des informations, vous pouvez profiter des listes déroulantes prédéfinies de Google Docs. Cependant, vous pouvez créer votre propre liste déroulante, comme dans Google Sheets. C'est pratique pour vous, vos lecteurs ou vos collaborateurs pour saisir facilement les détails dont vous avez besoin.
Placez votre curseur là où vous voulez la liste, ouvrez leInsérermenu et choisissezDérouler.
Pour utiliser une liste déroulante prédéfinie, choisissez-en une dans la section inférieure.
Pour créer le vôtre, choisissezNouveau menu déroulant. Ensuite, entrez le nom et la liste des options. Vous pouvez choisir une couleur à côté de chaque élément de la liste, ajouter d'autres éléments et réorganiser l'ordre par glisser-déposer. Lorsque vous avez terminé, sélectionnezSauvegarder.
Vous verrez alors votre nouvelle liste déroulante, que vous pourrez réutiliser à plusieurs reprises. Sélectionnez-le simplement dansInsérer>Déroulermenu.
Pour apporter des modifications ultérieurement, ouvrez la liste déroulante et choisissezAjouter/Modifier des options.
9. Introduisez des informations avec des puces intelligentes
Pour répertorier et afficher clairement les contacts, les événements, les fichiers, les lieux et les dates, vous pouvez insérer des Smart Chips dans vos documents. Ces astucieux outils restent condensés mais se développent pour afficher les détails et vous permettre d'effectuer des actions en un clic.
Vous pouvez insérer une Smart Chip en tapant le symbole @ suivi du nom de l'élément ou en allant surInsérer>Puces intelligenteset en choisissant-en un dans le menu contextuel.
Une fois la puce insérée, passez votre curseur dessus ou sélectionnez-la pour afficher un aperçu. Chaque puce contient des détails et des actions différents selon le type de puce. Par exemple, avec un File Smart Chip, vous pouvez prévisualiser le fichier, copier un lien vers celui-ci ou l'ouvrir.
Si vous avez uncompte Google Workspace pris en charge, vous avez accès à des puces intelligentes supplémentaires, notamment un chronomètre, une minuterie et des variables réutilisables.
Profitez de ces Smart Chips pour inclure les informations dont vous avez besoin tout en gardant votre contenu court et agréable.
10. Insérez des équations en toute simplicité
Un autre bon outil proposé par Google Docs concerne les équations. Que vous soyez étudiant ou professeur, vous pouvez arrêter de chercher les bons symboles, puis les formater pour les adapter à votre document. Utilisez simplement l'éditeur d'équations.
Pour ouvrir l'éditeur, accédez àVoir>Afficher la barre d'outils d'équation. Vous pouvez également sélectionnerInsérer>Équation. Vous verrez la barre d’outils d’édition apparaître en haut de votre document.
Utilisez les listes déroulantes de la barre d'outils pour ajouter vos symboles. Vous pouvez utiliser des lettres grecques, des opérateurs mathématiques, des symboles de relation et des flèches.
Vous verrez alors votre équation apparaître dans une zone de texte agréable et soignée au sein de votre document.
D'un résumé à un tableau de suivi en passant par une liste déroulante et une puce détaillée, vous pouvez organiser vos documents Google de différentes manières pour répondre à vos besoins. Laquelle de ces fonctionnalités deviendra rapidement votre préférée ?
Pour consulter des didacticiels connexes sur d'autres applications Google, découvrez comment définir une date d'expiration sur vos fichiers Google Drive.