Microsoft Excel est un excellent moyen de gérer et de modifier de grandes quantités de données.
La structure en lignes et en colonnes, combinée à toutes les différentes formules et outils de comparaison, en fait l'une des applications les plus utiles que vous utiliserez à l'école ou au travail.
Mais un domaine dans lequel les gens ont des difficultés avec Excel concerne l’impression.
Notre guide d'impression Microsoft Excel ci-dessous vous montrera certaines des options que vous pouvez ajuster dans votre feuille de calcul afin que vos feuilles de calcul imprimées soient plus belles, plus faciles à lire et ne gaspillent pas autant de papier.
Imprimer des feuilles de calcul dans Excel 2010 peut être frustrant, surtout si votre feuille de calcul doit s'imprimer sur plusieurs pages.
Les colonnes supplémentaires peuvent s'exécuter sur leur propre page, les en-têtes de colonnes s'impriment uniquement sur la première page et il peut généralement être difficile d'associer visuellement une cellule à une ligne ou une colonne.
Travaillant dans un bureau et interagissant avec un certain nombre de personnes qui utilisent toutes Excel à différents niveaux de compétence, je peux dire que l'un des plus gros problèmes que la plupart des gens rencontrent concerne l'apparence de leur feuille de calcul lorsqu'ils en ont fini avec et en font une copie physique.
Les paramètres d'impression par défaut sont rarement idéaux pour ce qu'ils souhaitent, et il existe de nombreux termes Excel très similaires les uns aux autres et pouvant prêter à confusion.
Mais il existe quelques modifications simples que vous pouvez appliquer à votre feuille de calcul Excel afin qu'elle s'imprime mieux et soit plus facile à comprendre pour vos lecteurs.
Comment améliorer l'impression de vos feuilles de calcul Excel 2010
Ce didacticiel abordera quelques-uns des domaines clés qui peuvent être les plus utiles pour améliorer une feuille de calcul Excel imprimée. Ces domaines comprennent :
- Masquer des lignes dans Excel
- Inclure les numéros de page dans votre feuille de calcul
Même si cela peut sembler beaucoup, vous pouvez en réalité effectuer presque toutes ces modifications à partir d'un seul menu. Et une fois que vous serez à l’aise, vous pourrez appliquer tous ces changements en quelques secondes seulement. Le résultat sera une feuille de calcul qui affiche les en-têtes de colonne en haut de chaque page, est facile à lire et ne vous obligera pas à ajuster manuellement la taille des colonnes pour empêcher une colonne supplémentaire de s'imprimer sur sa propre page.
Masquer les colonnes et les lignes inutiles dans Excel
J'aime généralement commencer ici, surtout lorsque j'ai affaire à une feuille de calcul créée par quelqu'un d'autre. Il comprend souvent des informations qui ne sont pas pertinentes pour la raison pour laquelle la feuille de calcul est imprimée et ne fait que contribuer à créer de la confusion.
Vous pouvez masquer une ligne ou une colonne en cliquant avec le bouton droit sur la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne, puis en cliquant sur l'icôneCacheroption.
Vous pouvez en savoir plus sur le masquage des colonnes dans cet article.
Ajout de numéros de page en bas de page dans Excel
Ce n'est peut-être pas quelque chose que tout le monde devra faire avec ses feuilles de calcul, mais j'ai constaté que les grandes feuilles de calcul peuvent souvent se ressembler beaucoup d'une page à l'autre. Les lecteurs ont également l’habitude de retirer les agrafes et de se concentrer sur des pages individuelles, ce qui peut rendre presque impossible la remise en ordre d’une feuille de calcul.
Étape 1 : CliquezInséreren haut de la fenêtre.
Étape 2 : CliquezEn-tête et pied de pagedans leTextesection du ruban de navigation.
Étape 3 : Cliquez à l’intérieur de la section de pied de page en bas de la page à l’endroit où vous souhaitez ajouter le numéro de page.
Étape 4 : Cliquez sur leNuméro de pagebouton dans leÉléments d'en-tête et de pied de pagesection du ruban de navigation.
Pendant que vous êtes dans cette vue, c’est peut-être le bon moment pour ajouter un en-tête. Vous pouvez le faire en cliquant simplement dans la section d’en-tête où vous souhaitez ajouter vos informations. Tout ce que vous ajoutez à l’en-tête se répète sur chaque page, c’est donc un bon endroit pour mettre un titre pour la feuille de calcul.
Vous pouvez en savoir plus sur la création d'un en-tête dans Excel 2010 ici.
Pour plus d'informations sur l'ajout de numéros de page dans Excel 2010, vous pouvez lire ici.
Ajuster l'orientation de la page dans Excel
C'est dans cette section du didacticiel que nous allons ouvrir leMise en pagemenu, qui contient un certain nombre des différentes options d’impression que nous souhaitons ajuster.
Je trouve que la plupart des feuilles de calcul que j'imprime sont bien meilleures lorsqu'elles sont imprimées en orientation paysage. Il s’agit évidemment d’un choix qui variera en fonction de vos propres besoins, mais qui est simple à modifier selon vos besoins.
Étape 1 : Cliquez sur leMise en pageonglet en haut de la fenêtre.
Étape 2 : Cliquez sur leMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagesection du ruban de navigation.
Étape 3 : Cliquez sur l'orientation de la page que vous souhaitez utiliser.
Nous allons rester sur ce menu pour le reste du tutoriel, alors ne le fermez pas tout de suite !
Ajustement de la taille du papier dans Excel
Si la plupart de vos feuilles de calcul s'impriment mieux en orientation paysage, il se peut que certains documents soient parfois encore trop volumineux pour cela. Une bonne solution consiste à utiliser du papier au format légal, ce qui vous permettra de tenir encore plus de colonnes sur une seule page.
**Rappel – Ce menu est accessible en cliquant sur leMise en pagepuis cliquez sur l'ongletMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagesection du ruban de navigation.**
Étape 1 : Cliquez sur le menu déroulant à droite deFormat du papier, puis cliquez sur le format de papier souhaité.
Ajuster les marges dans Excel
L'ajustement des marges de votre feuille de calcul est généralement effectué parce que vous souhaitez insérer plus d'informations sur la page. Ainsi, pour les besoins de ce didacticiel, notre exemple ci-dessous va réduire les marges à une valeur inférieure.
Plus de lecture :Comment imprimer une feuille de calcul de deux pages sur une seule page dans Excel 2010
**Rappel – Ce menu est accessible en cliquant sur leMise en pagepuis cliquez sur l'ongletMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagesection du ruban de navigation.**
Étape 1 : Cliquez sur leMargesonglet en haut de la fenêtre.
Étape 2 : cliquez sur la flèche vers le bas sousGauchepour réduire la taille de la marge, puis répétez l'opérationDroite,HautetBas. Vous remarquerez que je n'ai pas réduit mes marges à 0, car mon imprimante a du mal à imprimer des documents sans marge. Ceci est courant chez de nombreuses imprimantes, vous pouvez donc également envisager d'utiliser les tailles de marge dans l'image ci-dessous.
Imprimer un quadrillage dans Excel
Il s’agit de l’une des modifications les plus importantes à apporter à une feuille de calcul imprimée, et c’est celle que j’apporte sur presque tout ce que j’imprime à partir d’Excel. L’ajout d’un quadrillage permettra aux lecteurs de déterminer plus facilement à quelle colonne et à quelle ligne appartient une cellule et peut contribuer à réduire les erreurs.
**Rappel – Ce menu est accessible en cliquant sur leMise en pagepuis cliquez sur l'ongletMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagesection du ruban de navigation.**
Étape 1 : Cliquez sur leFeuilleonglet en haut de la fenêtre.
Étape 2 : Cochez la case à gauche deQuadrillage.
Répéter la ligne supérieure sur chaque page dans Excel
Il s'agit d'un autre paramètre dont vous pouvez profiter pour rendre votre feuille de calcul plus organisée. L'impression de la ligne supérieure de chaque page permettra aux lecteurs de savoir plus facilement à quelle colonne appartient une cellule, ce qui aidera à éliminer les erreurs.
**Rappel – Ce menu est accessible en cliquant sur leMise en pagepuis cliquez sur l'ongletMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagesection du ruban de navigation.**
Étape 1 : Cliquez à l'intérieur duRangées à répéter en hautchamp.
Étape 2 : Cliquez sur la ligne que vous souhaitez répéter en haut de chaque page. Dans cet exemple, j'utilise la ligne 1.
Cliquez sur leD'ACCORDen bas de la fenêtre pour enregistrer toutes les modifications que nous venons d'effectuer, car nous en avons maintenant terminé avec cette fenêtre.
Si vous souhaitez plutôt répéter une colonne sur le côté gauche de chaque page, vous pouvez lire comment procéder dans cet article.
Ajuster toutes vos colonnes sur une seule page dans Excel
Ceci est la dernière section de notre tutoriel, et c'est un changement que nous allons apporter directement depuis leImprimermenu.
Étape 1 : Cliquez sur leDéposeren haut à gauche de la fenêtre.
Étape 2 : CliquezImprimerdans la colonne à gauche de la fenêtre.
Étape 3 : Cliquez sur lePas de mise à l'échelleau centre de la fenêtre, puis cliquez sur le boutonAjuster toutes les colonnes sur une seule pageoption.
Vous devriez maintenant disposer d’une feuille de calcul Excel qui s’imprimera dans un format simple et lisible qui plaira à vos lecteurs. Si tout semble correct dans leAperçu avant impressionsur le côté droit de la fenêtre, vous pouvez alors cliquer sur leImprimerpour commencer à imprimer votre feuille de calcul optimisée.
La plupart des options dont nous discutons dans l'article ci-dessus fonctionneront également dans les versions plus récentes d'Excel. Bien qu'une grande partie de ces sections implique l'utilisation de la section Mise en page, certains de ces paramètres peuvent également être modifiés à partir d'autres emplacements.
Par exemple, vous pouvez cliquer sur leImprimer les titresbouton sur leMise en pageet sélectionnez la ligne supérieure de votre feuille de calcul pour imprimer cette ligne supérieure sur chaque page.
De plus, vous trouverez des options pour inclure un quadrillage lorsque vous imprimez en accédant à la pageMise en pageet en cliquant sur l'ongletImprimeroption sous Quadrillage dans leOptions de feuillesection du ruban.
Souhaitez-vous imprimer une feuille de cellules vides pour une liste de contrôle ou un inventaire manuel ? Découvrez comment procéder dans Excel 2010.