Manquer d'espace dans votre boîte aux lettres Outlook peut être un véritable problème, surtout lorsque vous êtes au milieu d'un travail important. Heureusement, il existe quelques mesures simples que vous pouvez prendre pour augmenter la taille de votre boîte aux lettres et reprendre vos activités habituelles.
Avant de plonger dans le vif du sujet, parlons de ce que nous essayons d’accomplir ici. En suivant ces étapes, vous augmenterez la capacité de stockage de votre boîte aux lettres, afin que vous puissiez conserver plus d'e-mails, d'éléments de calendrier et de pièces jointes sans recevoir de notifications ennuyeuses de « boîte aux lettres pleine ».
Étape 1 : Vérifiez la taille actuelle de votre boîte aux lettres
Avant de faire quoi que ce soit, vous devez connaître la quantité d'espace avec laquelle vous travaillez actuellement.
Dans Outlook, vous pouvez facilement vérifier la taille de votre boîte aux lettres en accédant à l'onglet « Fichier », puis en cliquant sur « Outils » et en sélectionnant « Nettoyage de la boîte aux lettres ». De là, vous pouvez visualiser la taille totale de votre boîte aux lettres. Cette étape est cruciale car elle vous donne une base de référence sur laquelle travailler.
Étape 2 : Archiver les anciens e-mails
Maintenant que vous connaissez votre taille actuelle, commencez à archiver les anciens e-mails pour libérer de l'espace.
L'archivage, c'est comme déplacer vos anciens e-mails vers une unité de stockage : ils sont toujours là si vous en avez besoin, mais ils n'occupent pas d'espace précieux dans votre boîte aux lettres principale. Pour archiver les e-mails, faites simplement un clic droit sur le dossier que vous souhaitez archiver (comme votre boîte de réception), sélectionnez « Propriétés », puis cliquez sur « Archivage automatique » et choisissez vos paramètres.
Étape 3 : videz votre dossier d’éléments supprimés
La suppression d'e-mails ne libère pas d'espace tant que vous n'avez pas effacé le dossier Éléments supprimés.
Considérez votre dossier Éléments supprimés comme une poubelle : c'est là que vont vos e-mails lorsque vous les supprimez, mais ils ne disparaissent pas définitivement tant que vous n'avez pas vidé la corbeille. Pour vider ce dossier, faites simplement un clic droit sur le dossier « Éléments supprimés » et sélectionnez « Dossier vide ».
Étape 4 : Compactez votre boîte aux lettres
Compacter votre boîte aux lettres, c'est comme faire sortir l'air d'une valise remplie pour libérer de l'espace.
Dans Outlook, vous pouvez compacter votre boîte aux lettres en allant dans « Fichier » > « Paramètres du compte » > « Paramètres du compte », puis en double-cliquant sur votre compte de messagerie. Sous l'onglet « Fichiers de données », sélectionnez votre fichier de données et cliquez sur « Paramètres », puis « Avancé » et « Paramètres du fichier de données Outlook ». À partir de là, vous pouvez cliquer sur « Compacter maintenant ».
Étape 5 : Augmentez la limite de taille de votre boîte aux lettres
Si vous êtes administrateur, vous pouvez augmenter la taille limite des boîtes aux lettres de vos utilisateurs.
Cette étape est un peu plus technique et peut nécessiter un accès administrateur. Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez augmenter la taille limite de la boîte aux lettres à l'aide des commandes Exchange Management Shell ou en ajustant les paramètres dans le Centre d'administration Exchange.
Après avoir terminé ces étapes, vous devriez disposer d'une taille de boîte aux lettres nettement plus grande, vous permettant de stocker plus d'e-mails et de pièces jointes sans souci.
Conseils : Comment augmenter efficacement la taille de la boîte aux lettres Outlook
- Archivez régulièrement les e-mails auxquels vous n’avez plus besoin d’un accès immédiat.
- Configurez l'archivage automatique pour déplacer automatiquement les anciens e-mails vers votre dossier d'archives.
- Désabonnez-vous des newsletters ou des e-mails promotionnels que vous ne lisez plus pour éviter tout encombrement inutile.
- Pensez à utiliser un outil de nettoyage de courrier électronique tiers pour vous aider à gérer plus efficacement la taille de votre boîte aux lettres.
- Vérifiez toujours avant de supprimer définitivement tout e-mail important pendant que vous nettoyez votre boîte aux lettres.
Foire aux questions
Qu’est-ce que l’archivage dans Outlook ?
L'archivage dans Outlook fait référence au processus de déplacement des éléments plus anciens de la boîte aux lettres principale vers un dossier d'archive, ce qui permet de libérer de l'espace tout en gardant les éléments accessibles si nécessaire.
À quelle fréquence dois-je compacter ma boîte aux lettres Outlook ?
C'est une bonne idée de compacter votre boîte aux lettres Outlook périodiquement, par exemple tous les quelques mois, en fonction de la fréquence à laquelle vous utilisez le courrier électronique et de la rapidité avec laquelle votre boîte aux lettres se remplit.
Puis-je augmenter la taille de ma boîte aux lettres sur un compte Outlook gratuit ?
La limite de taille de boîte aux lettres pour les comptes Outlook gratuits est définie par Microsoft et les utilisateurs ne peuvent pas l'augmenter. Cependant, vous pouvez gérer efficacement votre boîte mail pour respecter la limite.
L’augmentation de la taille de ma boîte aux lettres ralentira-t-elle Outlook ?
Pas nécessairement. Tant que vous gardez votre boîte aux lettres bien organisée et que vous ne dépassez pas la capacité de votre ordinateur, une boîte aux lettres plus grande ne devrait pas ralentir considérablement Outlook.
Que dois-je faire si je n'ai pas d'accès administrateur pour augmenter la taille limite de la boîte aux lettres ?
Si vous n'avez pas d'accès administrateur, concentrez-vous sur les étapes 1 à 4 pour gérer la taille de votre boîte aux lettres. Vous pouvez également contacter votre administrateur ou votre service informatique pour obtenir de l'aide.
Voir aussi :Office 365 Convertir en boîte aux lettres partagée [3 façons]
Résumé
- Vérifiez la taille actuelle de votre boîte aux lettres.
- Archivez les anciens e-mails.
- Videz votre dossier Éléments supprimés.
- Compactez votre boîte aux lettres.
- Augmentez la limite de taille de votre boîte aux lettres (si vous disposez d'un accès administrateur).
Conclusion
Félicitations pour avoir pris l'initiative d'augmenter la taille de votre boîte aux lettres Outlook ! Grâce aux étapes décrites dans cet article, vous disposez désormais des connaissances nécessaires pour gérer efficacement votre boîte aux lettres, vous garantissant ainsi de disposer de tout l'espace dont vous avez besoin pour vos e-mails et pièces jointes importants. N'oubliez pas de vérifier et de nettoyer régulièrement votre boîte aux lettres pour éviter qu'elle ne soit à nouveau trop pleine. Et n'oubliez pas que si jamais vous rencontrez un problème ou si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, vous pouvez contacter un ami plus averti en technologie ou votre service informatique pour obtenir un peu d'aide. Alors, respirez profondément, retroussez vos manches et remettez votre boîte aux lettres Outlook en parfait état. Votre futur moi vous en remerciera !