Changer de prénom et de nom dans Excel peut être un peu délicat si vous n’êtes pas familier avec les fonctions du programme. Mais ne vous inquiétez pas, ce n’est pas aussi compliqué qu’il y paraît ! Essentiellement, vous utiliserez une combinaison de fonctions intégrées d’Excel pour diviser les noms, puis les retourner et enfin les reconstituer. En quelques étapes simples, ces noms seront changés en un rien de temps.
Avant de plonger dans les étapes, comprenons ce que nous essayons de réaliser ici. Nous voulons prendre une liste de noms au format « Premier Dernier » et les changer en « Dernier, Premier ». Ceci est particulièrement utile pour organiser les données de manière plus lisible ou conforme à certaines normes.
Étape 1 : Sélectionnez les cellules contenant les noms
Sélectionnez les cellules dans Excel qui contiennent les noms que vous souhaitez changer.
Lors de la sélection des cellules, assurez-vous de sélectionner uniquement celles portant les noms que vous souhaitez changer. Si vous sélectionnez trop de cellules, vous risquez de vous retrouver avec des colonnes vides inutiles.
Étape 2 : Utilisez la fonctionnalité « Texte en colonnes »
Une fois les cellules sélectionnées, allez dans l’onglet Données et cliquez sur « Texte en colonnes ».
« Texte en colonnes » est un outil puissant dans Excel qui vous permet de diviser le contenu d'une cellule en fonction d'un délimiteur spécifique, tel qu'un espace, une virgule ou tout autre caractère que vous spécifiez.
Étape 3 : Choisissez « Délimité » et cliquez sur « Suivant »
Dans l'assistant « Texte en colonnes », choisissez l'option « Délimité » puis cliquez sur « Suivant ».
« Délimité » signifie que le contenu de la cellule sera divisé à chaque occurrence du délimiteur que vous choisissez, qui dans ce cas sera l'espace entre le prénom et le nom.
Étape 4 : Définissez le délimiteur sur « Espace »
Cochez la case « Espace » comme délimiteur et décochez toutes les autres options, puis cliquez sur « Suivant ».
Attention à choisir le bon délimiteur. Si vous choisissez le mauvais, les noms ne seront pas divisés correctement. Si les noms comportent des initiales, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour les gérer.
Étape 5 : Terminez l’assistant « Texte en colonnes »
Cliquez sur « Terminer » pour exécuter le fractionnement.
Après avoir cliqué sur « Terminer », Excel divisera le prénom et le nom en colonnes distinctes.
Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, votre prénom et votre nom seront dans des colonnes séparées. À partir de là, vous pouvez simplement réorganiser les colonnes selon vos besoins pour que le nom de famille apparaisse en premier, suivi d'une virgule, puis du prénom. Vous devrez peut-être également utiliser la fonction concaténer pour réunir le nom et le prénom dans une seule cellule si nécessaire.
Conseils pour changer de prénom et de nom dans Excel
- Sauvegardez toujours vos données avant d’apporter des modifications dans Excel. Vous ne voulez pas perdre vos données d’origine en cas de problème.
- Si vous avez inclus des deuxièmes prénoms ou des initiales, vous devrez peut-être ajuster vos étapes pour tenir compte de ces informations supplémentaires.
- Utilisez l’opérateur « CONCATENATE » ou « & » pour réunir le nom et le prénom si nécessaire.
- Pensez à utiliser la fonction « Trim » pour supprimer les espaces supplémentaires qui peuvent apparaître après avoir utilisé « Texte en colonnes ».
- Entraînez-vous sur un exemple d'ensemble de données avant d'appliquer les modifications à vos données réelles pour vous assurer que tout se passe bien.
Foire aux questions
Que se passe-t-il si mes noms comportent des initiales ou un deuxième nom de famille ?
Si les noms avec lesquels vous travaillez ont des initiales ou un deuxième nom de famille, vous devrez ajuster vos paramètres de délimiteur dans l'assistant « Texte en colonnes » pour en tenir compte.
Puis-je annuler les modifications après avoir changé les noms ?
Oui, vous pouvez annuler les modifications en appuyant sur Ctrl + Z ou en utilisant le bouton « Annuler » dans Excel. Cependant, c’est toujours une bonne pratique de sauvegarder vos données avant d’apporter des modifications.
Existe-t-il un moyen d’automatiser ce processus si j’ai une longue liste de noms ?
Pour une grande liste de noms, vous pouvez créer une formule à l'aide de fonctions Excel telles que GAUCHE, DROITE, MID, FIND et LEN pour automatiser le processus. Vous pouvez également utiliser des macros pour automatiser les tâches répétitives.
Puis-je remettre les noms au format d'origine après les avoir réorganisés ?
Oui, vous pouvez rétablir le format d'origine des noms en inversant les étapes que vous avez suivies pour les réorganiser.
EN RAPPORT:Comment passer des pouces aux pixels dans Excel : un guide étape par étape
Que se passe-t-il si je fusionne accidentellement les noms dans une seule cellule ?
Si vous fusionnez accidentellement les noms dans une seule cellule, vous pouvez à nouveau utiliser la fonctionnalité « Texte en colonnes » pour les séparer, ou utiliser les fonctions intégrées d'Excel pour les diviser.
Résumé
- Sélectionnez les cellules avec les noms.
- Utilisez « Texte en colonnes ».
- Choisissez « Délimité ».
- Définissez le délimiteur sur « Espace ».
- Terminez l'assistant.
Conclusion
Changer de prénom et de nom dans Excel peut sembler intimidant au début, mais une fois que vous avez compris, c'est un jeu d'enfant. N'oubliez pas que la clé est de diviser les noms à l'aide de la fonction « Texte en colonnes », de les réorganiser, puis de les reconstituer si nécessaire. Et n’oubliez pas ces conseils : ils peuvent vous sauver la vie, surtout si vous avez affaire à un grand ensemble de données ou à des noms comportant des composants supplémentaires comme des initiales.
Grâce aux étapes décrites dans cet article, vous n’aurez plus jamais besoin de couper, coller et retaper manuellement les noms. Les fonctions puissantes d’Excel font tout le gros du travail à votre place, vous faisant gagner du temps et réduisant le risque d’erreurs. Maintenant que vous savez comment changer de prénom et de nom dans Excel, vous êtes bien équipé pour gérer n’importe quelle liste de noms qui se présente à vous. Bonne organisation des données !