La création d'une liste déroulante dans Excel est un outil simple mais puissant pour améliorer la précision et la rapidité de la saisie des données. Cette fonction vous permet de fournir une liste prédéfinie d'options parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir, minimisant ainsi les erreurs et gagnant du temps. Après avoir lu ce bref aperçu, vous saurez comment créer une liste déroulante et rendre vos feuilles de calcul plus conviviales.
Avant de plonger dans les étapes, comprenons ce que nous nous apprêtons à faire. Une liste déroulante dans Excel est essentiellement un menu qui apparaît lorsque vous cliquez sur une cellule, vous permettant de sélectionner une option dans une liste prédéfinie. C’est parfait lorsque vous disposez d’un ensemble d’entrées spécifiques telles que des noms, des emplacements ou des statuts à saisir dans une feuille de calcul.
Lecture suggérée :Comment créer une liste déroulante dans Excel : un guide étape par étape
Étape 1 : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez la liste
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse.
Cette cellule deviendra le point d'entrée de votre liste, alors choisissez un emplacement qui a du sens pour vos données.
Étape 2 : Allez dans l'onglet Données et cliquez sur Validation des données
Recherchez l'onglet Données sur le ruban en haut d'Excel et cliquez sur Validation des données dans le groupe Outils de données.
Cette étape ouvre les paramètres qui contrôlent le type de données pouvant être saisies dans une cellule.
Étape 3 : Dans la zone Validation des données, choisissez « Liste » dans la zone Autoriser.
Sous l'onglet Paramètres de la boîte de dialogue Validation des données, cliquez sur la liste déroulante Autoriser et sélectionnez « Liste ».
En sélectionnant « Liste », vous indiquez à Excel que la cellule ne doit autoriser que les choix d’une liste que vous fournissez.
Étape 4 : Saisissez les éléments de votre liste
Dans la zone Source, saisissez les éléments de votre liste, séparés par des virgules, ou sélectionnez la plage de cellules contenant les éléments.
Si vous saisissez les éléments, assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces après les virgules, sauf si vous souhaitez que ces espaces apparaissent dans votre liste.
Étape 5 : Cliquez sur OK pour créer la liste déroulante
Après avoir entré les éléments de votre liste, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Validation des données.
Votre liste déroulante est maintenant active ! Cliquez sur la cellule et vous verrez une petite flèche apparaître, cliquez sur la flèche et votre liste apparaîtra pour la sélection.
Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous aurez une cellule avec une flèche déroulante. En cliquant sur cette flèche, vous afficherez la liste des options que vous avez saisies et vous pourrez sélectionner celle qui s'applique. Cela rend la saisie des données non seulement plus rapide, mais également plus cohérente dans votre feuille de calcul.
Conseils pour créer une liste déroulante dans Excel
- Gardez les éléments de votre liste courts et clairs pour une sélection facile.
- Si votre liste est longue, pensez à l'organiser par ordre alphabétique ou en groupes logiques.
- Utilisez des plages nommées pour les éléments de votre liste s'ils se trouvent dans une autre partie de la feuille de calcul, ce qui facilite la gestion et la mise à jour de vos listes.
- Protégez les cellules contenant les éléments de votre liste pour éviter qu'ils ne soient modifiés ou supprimés accidentellement.
- Testez votre liste déroulante pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu et que tous les éléments prévus sont inclus.
Foire aux questions
Puis-je créer une liste déroulante à partir d’une autre feuille de calcul ?
Oui, vous pouvez référencer des éléments de liste à partir d’une autre feuille de calcul. Lorsque vous saisissez les éléments de votre liste dans la zone Source, spécifiez simplement le nom de la feuille et la plage de cellules.
La liste déroulante peut-elle être triée automatiquement par ordre alphabétique ?
Non, Excel ne trie pas automatiquement les éléments de la liste. Vous devez trier les éléments de la liste avant de créer la liste déroulante ou les trier manuellement dans la zone Source.
Puis-je modifier la taille ou la couleur de la police dans la liste déroulante ?
Non, Excel ne vous permet pas de modifier les propriétés de la police dans la liste déroulante elle-même. Vous pouvez uniquement modifier la taille de la police et la couleur de la cellule contenant la liste.
Y a-t-il une limite au nombre d'éléments que je peux avoir dans une liste déroulante ?
Excel limite les éléments de la liste déroulante à 32 767. Cependant, pour des raisons de convivialité, il est préférable de garder vos listes courtes et gérables.
Puis-je lier une liste déroulante à une cellule d’un autre classeur ?
Oui, mais l'autre classeur doit être ouvert pour que la liste fonctionne. Sinon, Excel ne peut pas extraire les données d'un classeur fermé.
Résumé
- Sélectionnez la cellule de la liste.
- Accédez à la validation des données à partir de l'onglet Données.
- Choisissez « Liste » dans les paramètres de validation des données.
- Tapez ou sélectionnez la plage de vos éléments de liste.
- Confirmez en cliquant sur OK.
Conclusion
Créer une liste déroulante dans Excel est une astuce astucieuse qui peut grandement améliorer vos compétences en gestion de données. Que vous soyez un analyste commercial, un enseignant notant des devoirs ou simplement quelqu'un qui aime organiser des données personnelles, les listes déroulantes peuvent rendre votre travail beaucoup plus facile et plus précis. N'oubliez pas que la clé d'une bonne liste déroulante est un ensemble d'options clair et concis qui couvrent toutes les entrées possibles sans surcharger l'utilisateur.
Excel est un outil puissant, et ses fonctions comme la liste déroulante le distinguent dans la mer des logiciels de gestion de données. Avec les étapes fournies ci-dessus, vous devriez pouvoir créer facilement vos propres listes déroulantes. N'ayez pas peur d'expérimenter différentes options et paramètres de liste pour trouver ce qui convient le mieux à vos besoins particuliers. Et gardez toujours à l’esprit que le but ultime est de rendre la saisie des données un jeu d’enfant.
Si vous avez trouvé utile ce guide sur la façon de créer une liste déroulante dans Excel, vous souhaiterez peut-être explorer des fonctionnalités plus avancées telles que les règles de validation des données, la mise en forme conditionnelle et les tableaux croisés dynamiques pour améliorer encore vos prouesses dans Excel. Bon tableur !