L’ajout d’une liste déroulante à votre feuille de calcul Excel peut changer la donne, surtout en ce qui concerne la saisie de données. Une liste déroulante peut contribuer à garantir que les données sont saisies de manière cohérente et correcte, réduisant ainsi les erreurs et vous facilitant grandement la vie. Alors, comment insérer une liste déroulante dans Excel ? C'est simple : vous utilisez l'outil de validation des données. En quelques clics, vous pouvez créer une liste permettant aux utilisateurs de choisir parmi des options prédéfinies. Prêt à commencer ? Allons-y.
Avant d’entrer dans le vif du sujet de la création d’une liste déroulante, parlons de ce que nous visons à réaliser. En suivant ces étapes, vous pourrez ajouter un menu déroulant à votre feuille Excel. Cela vous permettra, à vous ou à d’autres, de choisir parmi une liste d’options que vous avez définies, gardant ainsi vos données propres et cohérentes.
Étape 1 : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher la liste déroulante
Cliquez sur la cellule de votre feuille de calcul Excel où vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse.
Lorsque vous sélectionnez la cellule, assurez-vous qu'il s'agit de la cellule dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs choisissent l'option dans la liste. Si vous souhaitez que la liste soit composée de plusieurs cellules, vous pouvez également sélectionner une plage de cellules.
Étape 2 : Cliquez sur l'onglet « Données » et sélectionnez « Validation des données »
Accédez à l'onglet « Données » du ruban Excel et cliquez sur « Validation des données » dans le groupe « Outils de données ».
Cela ouvre la boîte de dialogue Validation des données, dans laquelle vous configurez les règles pour la liste déroulante.
Étape 3 : Dans la case « Autoriser », sélectionnez « Liste »
Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l'onglet « Paramètres », vous verrez une boîte « Autoriser ». Cliquez dessus et choisissez « Liste » dans le menu déroulant.
Cela indique à Excel que vous souhaitez créer une liste d’éléments parmi lesquels les utilisateurs pourront choisir.
Étape 4 : Saisissez les éléments de votre liste déroulante
Dans la zone « Source » qui apparaît, saisissez les éléments souhaités dans votre liste déroulante, séparés par des virgules, ou sélectionnez une plage de cellules contenant les éléments que vous souhaitez inclure.
Si vous avez une longue liste ou si vous préférez conserver les éléments de votre liste dans la feuille de calcul, utiliser une plage de cellules est la solution.
Étape 5 : Cliquez sur « OK » pour créer votre liste déroulante
Après avoir saisi vos éléments ou sélectionné votre plage de cellules, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue et créer votre liste déroulante.
Apprendre encore plus:Comment créer une liste déroulante dans Excel : guide étape par étape
Une fois que vous avez cliqué sur « OK », la cellule que vous avez sélectionnée aura désormais une liste déroulante. Lorsque vous cliquez sur la cellule, une petite flèche apparaîtra et cliquer sur cette flèche affichera la liste des éléments que vous avez définis.
Après avoir terminé ces étapes, vous disposerez d’une liste déroulante fonctionnelle dans votre feuille de calcul Excel. Les utilisateurs pourront désormais cliquer sur la cellule et sélectionner une option dans la liste au lieu de saisir les données manuellement.
Conseils pour insérer une liste déroulante dans Excel
- Utilisez des plages nommées pour gérer les éléments de votre liste si vous avez une liste volumineuse ou si vous prévoyez des modifications dans la liste à l'avenir.
- Si vous souhaitez rendre la liste déroulante obligatoire, assurez-vous de décocher l'option « Ignorer le blanc » dans les paramètres de validation des données.
- Utilisez l'onglet « Message d'entrée » dans la boîte de dialogue Validation des données pour donner aux utilisateurs des conseils sur ce qu'ils doivent sélectionner dans la liste déroulante.
- Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de choisir uniquement des éléments dans la liste, assurez-vous que l'option « Liste déroulante dans la cellule » est cochée.
- Si vous souhaitez fournir des commentaires aux utilisateurs lorsqu'ils saisissent des données non valides, utilisez l'onglet « Alerte d'erreur » dans la boîte de dialogue Validation des données pour configurer un message.
Foire aux questions
Puis-je créer une liste déroulante qui dépend de la sélection d’une autre liste ?
Oui, c'est ce qu'on appelle une liste déroulante dépendante ou en cascade. Cela nécessite un peu plus de configuration, notamment en utilisant la fonction INDIRECT, mais c'est tout à fait faisable dans Excel.
Puis-je ajouter un nouvel élément à la liste déroulante après sa création ?
Absolument! Si vous avez utilisé une plage de cellules comme source pour les éléments de la liste, ajoutez simplement le nouvel élément à la liste dans votre feuille de calcul. Si vous avez saisi les éléments directement dans la boîte de dialogue Validation des données, vous devrez revenir dans les paramètres et ajouter le nouvel élément à la liste.
Puis-je trier les éléments de ma liste déroulante ?
Oui, si vous utilisez une plage de cellules pour votre liste, triez simplement la plage comme vous le feriez normalement dans Excel, et la liste déroulante reflétera l'ordre de tri.
Que se passe-t-il si je copie une cellule avec une liste déroulante vers une autre cellule ?
La liste déroulante sera copiée dans la nouvelle cellule, avec les règles de validation des données que vous avez configurées.
Puis-je formater le texte dans la liste déroulante ?
Le texte de la liste déroulante suivra la même mise en forme que la plage de cellules que vous avez utilisée pour les éléments. Si vous avez saisi les éléments directement dans la boîte de dialogue Validation des données, les options de formatage sont limitées.
Résumé
- Sélectionnez la cellule pour la liste déroulante.
- Cliquez sur l'onglet « Données » et choisissez « Validation des données ».
- Choisissez « Liste » dans la case « Autoriser ».
- Entrez les éléments de votre liste ou sélectionnez une plage de cellules.
- Cliquez sur « OK » pour créer la liste déroulante.
Conclusion
Félicitations! Vous maîtrisez l’art de l’ajout d’une liste déroulante dans Excel. C’est une compétence utile qui peut vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et faciliter la saisie des données. En quelques étapes simples, vous avez appris à créer une liste, à la personnaliser et à l'adapter à vos besoins spécifiques. Maintenant que vous avez compris, pourquoi ne pas explorer d’autres fonctionnalités de validation de données dans Excel ? Ou mieux encore, partagez vos nouvelles connaissances avec d’autres personnes susceptibles de bénéficier de cette fonctionnalité pratique. Alors allez-y, essayez-le et voyez comment une simple liste déroulante peut faire une grande différence dans vos feuilles de calcul.