Avez-vous déjà eu envie d’envoyer un e-mail au bon moment, même si vous n’êtes pas devant votre ordinateur ? Microsoft Outlook dispose d'une fonctionnalité fantastique qui vous permet de faire exactement cela, vous permettant de rédiger votre message maintenant et de planifier sa sortie plus tard. C'est un processus simple : vous rédigez votre e-mail comme d'habitude, puis avant d'appuyer sur le bouton d'envoi, vous plongez dans le menu « Options » pour trouver le paramètre « Diffusion différée ». Ici, vous pouvez facilement choisir la date et l'heure exactes auxquelles vous souhaitez que votre e-mail soit livré, vous donnant ainsi un contrôle total sur le moment où votre message arrive dans la boîte de réception de quelqu'un.
Cette section vous guidera à travers les étapes précises nécessaires pour configurer un e-mail pour une livraison différée dans Microsoft Outlook, garantissant que vos messages arrivent exactement quand vous le souhaitez.
Étape 1 : Ouvrez un nouveau message électronique dans Outlook.
Pour commencer, vous devez créer un nouvel e-mail, comme vous le feriez pour tout autre message que vous envisagez d’envoyer. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « Nouvel e-mail », généralement situé dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Outlook. Cette action ouvre la toile vierge familière sur laquelle vous rédigerez votre communication.
Étape 2 : Rédigez votre e-mail comme vous le feriez normalement.
Allez-y et remplissez les champs « À », « Cc » et « Cci », saisissez votre ligne d'objet et composez le corps de votre message. Ne vous inquiétez pas encore de l’heure d’envoi ; concentrez-vous sur la formulation claire et efficace de vos pensées. Assurez-vous que votre message correspond exactement à la façon dont vous souhaitez qu'il apparaisse lorsqu'il sera finalement envoyé.
Étape 3 : Accédez à l’onglet « Options » dans la nouvelle fenêtre de message.
Une fois votre e-mail entièrement rédigé et prêt à être envoyé, consultez le menu ruban en haut de la fenêtre de courrier électronique. Vous verrez plusieurs onglets comme « Message » et « Insérer ». Cliquez sur l'onglet « Options » pour révéler un ensemble différent d'outils et de fonctionnalités. C'est ici que nous trouverons le cadre spécial dont nous avons besoin.
Étape 4 : Cliquez sur « Retarder la livraison » dans le groupe « Plus d'options ».
Dans l'onglet « Options », recherchez une section généralement intitulée « Plus d'options » ou quelque chose de similaire. Dans ce groupe, vous devriez repérer un bouton ou une icône indiquant « Délai de livraison ». Cliquez dessus et une nouvelle petite fenêtre appelée « Propriétés » apparaîtra, prête à vous permettre de faire vos choix.
Voir aussi :Comment planifier un e-mail dans Outlook : un guide étape par étape
Étape 5 : Cochez la case « Ne pas livrer avant » et choisissez la date et l’heure souhaitées.
Dans la fenêtre « Propriétés », vous verrez une case à cocher à côté de « Ne pas livrer avant ». Assurez-vous de cocher cette case. Une fois coché, vous pouvez utiliser les menus déroulants et les calendriers pour sélectionner la date et l'heure spécifiques auxquelles vous souhaitez que votre e-mail soit envoyé. Soyez précis ici, car c'est le moment exact où votre message partira de votre boîte d'envoi.
Étape 6 : Fermez la fenêtre « Propriétés » et cliquez sur « Envoyer ».
Après avoir défini la date et l'heure de livraison, cliquez sur le bouton « Fermer » dans la fenêtre « Propriétés ». Vous reviendrez à votre message électronique. Maintenant, allez-y et cliquez sur le bouton habituel « Envoyer ». Ne soyez pas surpris ; votre e-mail ne disparaîtra pas immédiatement dans l’éther.
Une fois que vous avez cliqué sur « Envoyer » après avoir défini une livraison différée, votre e-mail sera déplacé dans votre dossier « Boîte d'envoi » d'Outlook. Il y attendra patiemment jusqu'à la date et l'heure exactes que vous avez spécifiées. À ce moment-là, tant que votre application Outlook est ouverte et connectée à Internet, l'e-mail sera automatiquement envoyé à ses destinataires prévus. Si Outlook n'est pas ouvert à l'heure prévue, il enverra l'e-mail la prochaine fois que vous ouvrirez l'application et vous connecterez à Internet.
Conseils pour planifier des e-mails dans Microsoft Outlook
- Gardez Outlook ouvert :Pour que l’e-mail soit envoyé exactement à l’heure, Outlook doit généralement être ouvert et connecté à Internet. S'il est fermé, l'e-mail sera envoyé dès que vous rouvrirez Outlook et disposerez d'une connexion Internet une fois l'heure planifiée écoulée.
- Modifier avant d'envoyer :Vous pouvez toujours accéder à votre dossier « Boîte d'envoi », ouvrir l'e-mail programmé et modifier son contenu, ses destinataires ou même l'heure de livraison prévue avant son envoi. N'oubliez pas d'enregistrer toutes les modifications.
- Annuler si nécessaire :Si vous décidez que vous ne souhaitez pas envoyer un e-mail programmé, recherchez-le simplement dans votre « Boîte d'envoi » et supprimez-le. C’est comme supprimer n’importe quel autre brouillon.
- Utiliser pour les fuseaux horaires :Cette fonctionnalité est excellente pour envoyer des e-mails à des personnes situées dans différents fuseaux horaires. Vous pouvez rédiger votre e-mail quand cela vous convient et programmer son arrivée pendant leurs heures de bureau.
- Rappelez-vous les dates clés :Utilisez des e-mails programmés pour vous rappeler ou rappeler aux autres des événements importants, des anniversaires ou des dates limites de projet. C'est un moyen fantastique de vous assurer de ne jamais manquer un rythme.
- Gérez votre boîte d'envoi :Gardez un œil sur votre « Boîte d’envoi » si vous planifiez de nombreux e-mails. Cela vous aide à suivre ce qui est en attente et garantit que rien n’est oublié ou envoyé accidentellement.
Foire aux questions sur la planification des e-mails
Que se passe-t-il si mon ordinateur est éteint à l'heure d'envoi programmée ?
Si votre ordinateur est éteint ou si Outlook est fermé alors qu'un e-mail programmé est censé être envoyé, l'e-mail ne sera pas envoyé à ce moment précis. Au lieu de cela, il restera dans votre « Boîte d’envoi » et sera envoyé automatiquement la prochaine fois que vous ouvrirez Outlook et que votre ordinateur sera connecté à Internet. Ainsi, il sortira quand même, juste un peu plus tard que prévu si votre configuration ne fonctionne pas.
Puis-je programmer des e-mails récurrents dans Outlook ?
Non, la fonctionnalité « Livraison différée » dans Outlook est conçue pour les envois planifiés uniques. Vous ne pouvez pas configurer un e-mail pour qu'il soit envoyé automatiquement à plusieurs reprises à intervalles réguliers, comme un rappel hebdomadaire, à l'aide de cette fonction spécifique. Pour les messages récurrents, vous devrez peut-être utiliser d'autres outils, tels que des rappels de calendrier qui génèrent de nouveaux e-mails ou des compléments tiers, mais la « livraison différée » de base ne propose pas cela.
Comment vérifier si un e-mail a été correctement programmé ?
Après avoir cliqué sur « Envoyer » sur un e-mail différé, celui-ci est déplacé vers votre dossier « Boîte d'envoi ». Vous pouvez vérifier qu'il est planifié en accédant simplement à votre « Boîte d'envoi » dans Outlook. Vous verrez l’e-mail assis là, attendant son heure d’envoi désignée. S'il se trouve dans la « Boîte d'envoi », il est correctement programmé et prêt à être utilisé.
Puis-je programmer l'envoi d'un e-mail à une minute précise, par exemple à 9h17 ?
Absolument, vous avez un contrôle total sur l’heure exacte. Lorsque vous êtes dans la fenêtre « Propriétés » pour définir l'heure de livraison, vous pouvez saisir manuellement ou sélectionner l'heure et la minute précises auxquelles vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé. Ainsi, si 9h17 est votre objectif, vous pouvez le régler à la minute près.
Y a-t-il une limite à la date à laquelle je peux programmer un e-mail ?
En règle générale, il n’y a pas de limite technique stricte quant à la date à laquelle vous pouvez planifier un e-mail à l’aide de la fonctionnalité « Livraison différée » d’Outlook. Vous pouvez sélectionner une date dans des mois, voire des années. Cependant, n'oubliez pas qu'Outlook doit être ouvert et connecté pour pouvoir envoyer, donc planifier quelque chose trop loin peut signifier que vous l'oubliez ou que votre système change avant cette date.
Résumé
- Ouvrez un nouveau message électronique.
- Écrivez le contenu de votre e-mail.
- Allez dans l'onglet « Options ».
- Cliquez sur « Retarder la livraison ».
- Définissez la date et l’heure de livraison souhaitées.
- Fermez les propriétés et cliquez sur « Envoyer ».
Conclusion
Maîtriser l'art de la planification des e-mails dans Microsoft Outlook change véritablement la donne pour tous ceux qui cherchent à augmenter leur productivité et leur efficacité de communication. Pensez-y : combien de fois avez-vous eu besoin d’envoyer un message important tout en sachant que l’envoyer maintenant signifierait qu’il serait enterré dans la boîte de réception de quelqu’un ? Ou peut-être vous êtes-vous souvenu de l’anniversaire d’un ami à minuit et vouliez-vous lui envoyer un souhait chaleureux qui arrive à une heure plus raisonnable. Cette fonctionnalité simple mais puissante vous permet de contrôler le timing de vos messages, en vous assurant qu'ils arrivent au moment où ils auront le plus d'impact ou simplement au moment où ils sont le plus appropriés. C'est comme avoir un assistant personnel qui se souvient de vous remettre vos notes au moment idéal.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les professionnels qui travaillent sur différents fuseaux horaires. Vous pouvez rédiger vos e-mails pendant vos heures de travail et planifier leur arrivée pendant les heures de travail de votre collègue ou client, en vous assurant que votre communication sera vue rapidement et ne sera pas perdue dans un déluge tôt le matin. De plus, c'est un excellent outil pour gérer votre propre flux de travail. En regroupant la rédaction de vos e-mails, puis en planifiant leur livraison, vous pouvez libérer de l'espace mental et éviter la distraction constante liée à l'envoi d'e-mails tout au long de votre journée. Il prend en charge une approche de travail plus ciblée, vous permettant de vous concentrer sur les tâches sans changer constamment de contexte pour envoyer cet e-mail urgent.
De plus, la planification des e-mails peut être une bouée de sauvetage pour des rappels personnels ou des vœux. Avez-vous déjà oublié un anniversaire ou une suite critique ? Avec la livraison différée, vous pouvez le définir et l'oublier, en étant sûr que votre message sera livré précisément au moment où il doit l'être. Il réduit le stress et vous aide à entretenir des relations importantes, tant professionnelles que personnelles. La beauté de cette fonctionnalité réside dans sa simplicité ; il ne nécessite pas de configuration complexe ni de connaissances techniques avancées. Tout le monde peut apprendre rapidementComment planifier un e-mail dans Microsoft Outlooket commencez immédiatement à récolter ses bénéfices. Alors, allez-y, essayez-le. Prenez le contrôle du timing de vos e-mails, améliorez votre stratégie de communication et découvrez un nouveau niveau de maîtrise du courrier électronique. Votre futur moi et vos destinataires vous en remercieront certainement.