Diviser le prénom et le nom dans Google Sheets peut sembler délicat, mais c'est en réalité assez simple. En quelques clics, vous pouvez séparer les noms complets en colonnes individuelles pour les prénoms et les noms. Cela peut être pratique lors de l'organisation des données, de la création de listes de diffusion ou simplement pour une meilleure lisibilité.
Tutoriel étape par étape sur la façon de diviser le prénom et le nom dans Google Sheets
Avant de plonger dans les étapes, comprenons ce que nous visons. Nous utiliserons une fonction de Google Sheets qui détecte automatiquement les espaces dans une cellule et divise le contenu en fonction de cet espace. Cela signifie que « John Doe » serait divisé en « John » dans une cellule et « Doe » dans une autre.
Étape 1 : Sélectionnez les cellules avec des noms
La première chose à faire est de sélectionner les cellules contenant les noms complets. Cliquez et faites glisser votre souris sur les cellules pour les mettre en surbrillance.
La sélection des bonnes cellules est cruciale car cette fonction ne fonctionnera qu'avec la zone en surbrillance. Assurez-vous de ne pas inclure de cellules vides ou de cellules contenant différents types de données.
Étape 2 : Accédez au menu Données
Les cellules étant toujours en surbrillance, accédez au haut de votre écran et cliquez sur le menu « Données ». C'est ici que vous trouverez les outils nécessaires pour manipuler vos données.
Le menu Données héberge de nombreux outils puissants dans Google Sheets. Se familiariser avec ceux-ci peut faire de vous un pro des feuilles de calcul en un rien de temps !
Étape 3 : Cliquez sur « Diviser le texte en colonnes »
Dans le menu Données, recherchez l'option « Diviser le texte en colonnes ». C’est peut-être un peu enterré, mais c’est là. Cliquez dessus.
Cette fonction est spécialement conçue pour prendre un morceau de texte et le diviser en colonnes distinctes en fonction d'un délimiteur, qui est un mot sophistiqué pour un caractère spécifique comme un espace ou une virgule.
Étape 4 : Choisissez « Espace » comme séparateur
Après avoir cliqué sur « Diviser le texte en colonnes », un petit menu apparaîtra en bas de votre écran vous demandant de choisir un séparateur. Cliquez sur « Espace ».
Lecture recommandée :Comment créer une feuille de calcul budgétaire dans Google Sheets : un guide étape par étape
Les noms sont généralement séparés par des espaces, donc choisir « Espace » comme séparateur est votre meilleur choix. Si les noms comportent un trait d'union ou comportent des titres supplémentaires, vous devrez peut-être répéter le processus avec des séparateurs différents.
Étape 5 : Vérifiez les résultats
Après avoir choisi votre séparateur, Google Sheets divisera automatiquement les noms en deux colonnes. Jetez un œil et assurez-vous que tout semble correct.
Parfois, s’il y a un espace supplémentaire ou un formatage inhabituel, la division peut ne pas fonctionner comme prévu. Si tel est le cas, vous pouvez toujours utiliser la fonction « Annuler » et réessayer.
Après avoir terminé ces étapes, vous disposerez d’une feuille de calcul bien organisée avec les noms et prénoms dans des colonnes séparées. Cela peut rendre vos données beaucoup plus gérables et plus faciles à utiliser.
- Assurez-vous toujours que le format de la colonne des noms est cohérent avant de commencer. Cela garantit une séparation nette.
- Si vous avez des deuxièmes prénoms dans le mix, vous devrez peut-être effectuer quelques modifications manuelles après la scission.
- Pensez à ajouter de nouvelles colonnes avant de diviser le texte, afin de ne pas écraser les données existantes.
- Utilisez généreusement la fonction « Annuler » si vous faites une erreur. C'est ton meilleur ami ici.
- Pour les noms avec des titres (comme Dr., M., Mme), vous devrez peut-être utiliser l'option de séparation « Personnalisé » et saisir le titre suivi d'un espace.
Foire aux questions
Et si des deuxièmes prénoms sont inclus ?
Si la cellule contient un deuxième prénom, la fonction « Diviser le texte en colonnes » la divisera en une autre colonne. Vous devrez peut-être ajuster manuellement les cellules si vous souhaitez uniquement le prénom et le nom.
Puis-je diviser les noms séparés par des virgules ?
Oui, vous pouvez. À l'étape 4, au lieu de choisir « Espace », vous choisirez « Virgule » comme séparateur.
Que se passe-t-il si je dois diviser plusieurs noms à la fois ?
Les étapes fournies fonctionnent pour un nombre illimité de noms. Il vous suffit de mettre en évidence toutes les cellules que vous souhaitez diviser avant de passer par le processus.
Puis-je combiner prénom et nom dans Google Sheets ?
Vous le pouvez certainement. Vous pouvez utiliser la fonction CONCATENATE ou le symbole esperluette (&) pour réunir les noms dans une nouvelle cellule.
Que faire si la fonction ne fonctionne pas ?
Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires ou de formatage différent dans les noms. Si cela ne fonctionne toujours pas, essayez d'actualiser la page ou de consulter les forums d'aide de Google Sheets pour obtenir plus de conseils de dépannage.
Résumé
- Sélectionnez les cellules avec des noms.
- Allez dans le menu Données.
- Cliquez sur « Diviser le texte en colonnes ».
- Choisissez « Espace » comme séparateur.
- Vérifiez les résultats.
Conclusion
Maîtriser comment diviser le prénom et le nom dans Google Sheets peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter des maux de tête. Que vous soyez un enseignant organisant les données des élèves, un propriétaire d'entreprise segmentant les informations client ou simplement quelqu'un qui aime une feuille de calcul bien organisée, cette compétence est un ajout fantastique à votre boîte à outils. N'oubliez pas que Google Sheets est plus qu'un simple endroit pour stocker des chiffres : c'est un outil puissant pour la manipulation et l'organisation des données. Plus vous jouerez avec ses fonctionnalités, plus vous deviendrez efficace. Alors allez-y, essayez-le et regardez votre jeu de tableur progresser !