Si vous venez tout juste d'entrer sur le marché du travail ou si vous envisagez de changer de carrière, vous avez probablement déterminé qu'un grand nombre d'emplois disponibles nécessitent une formation en informatique. L'étendue réelle des compétences nécessaires varie considérablement en fonction du type d'emploi que vous souhaitez, mais même les emplois les plus élémentaires qui vous mettent devant un ordinateur nécessiteront des connaissances sur Microsoft Excel.
Cependant, cette exigence du poste ne devrait pas être totalement dissuasive si vous n’êtes pas familier avec le programme. Même si vous n'avez jamais utilisé Microsoft Excel de toute votre vie, vous pouvez lire cet article pour voir ce que vous devriez avoir comme base lorsque vous commencez à postuler à des emplois qui nécessitent une certaine expérience d'Excel.
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Se familiariser avec l'interface et les termes Excel
Les entreprises ont tendance à ne pas apporter de modifications ou de mises à niveau à leur système jusqu'à ce que cela devienne un problème. Vous serez donc peut-être surpris d'apprendre que de nombreuses entreprises utilisent encore Microsoft Excel 2003. Il y a eu plusieurs mises à jour de version complète depuis lors, mais Excel 2003 a toujours une large base d'abonnés et d'installations.
Par conséquent, lorsque vous postulez à un emploi, vous constaterez peut-être que vous avez besoin de vous familiariser avec plusieurs versions d'Excel. Mais quelle que soit la version de Microsoft Excel que vous utilisez (de nouvelles versions sont publiées toutes les quelques années et sont identifiées par l'année de leur sortie. Par exemple,Microsoft Excel 2010,Microsoft Excel 2013, ouMicrosoft Excel 2016) certaines choses resteront toujours les mêmes. La majorité de la fenêtre Excel sera occupée par un motif de petits rectangles. Chacun de ces rectangles est appelé uncellule, et ils sont organisés enlignesetcolonnes. Une ligne est une série horizontale de cellules, tandis qu’une colonne est une série verticale de cellules.
Cliquez sur l'une des cellules et vous pouvez taper un chiffre ou une lettre, et ce que vous avez tapé sera affiché dans la cellule. Les informations contenues dans la cellule sont appeléesvaleur.
Vous pouvez organiser, trier et personnaliser l'apparence de vos cellules et valeurs à l'aide des menus en haut de l'écran.
L'apparence des menus varie en fonction de la version d'Excel que vous utilisez et, malheureusement, de nombreuses entreprises différentes utilisent toutes des versions différentes du programme. Cependant, la plupart des fonctionnalités de base sont en place dans chaque version. Ainsi, tant que vous êtes familier avec ce que vous devez faire, vous devriez être en mesure de localiser l'action de menu nécessaire.
Tâches de tri Excel à connaître pour la recherche d'emploi
Le tri d'une séquence de cellules dans Excel est l'une des tâches les plus courantes que vous devrez connaître lorsque vous utiliserez Excel dans votre nouvel emploi et, si vous passez un test de pré-embauche sur vos compétences, un groupe aléatoire de données vous sera probablement présenté. Que vous souhaitiez classer par ordre alphabétique une liste de noms de famille ou organiser une série de nombres du plus élevé au plus bas, Excel rend cela possible en un seul clic. De plus, la méthode de tri des mots et des nombres est la même et vous pouvez choisir entre le tri du plus bas au plus élevé ou du plus élevé au plus bas.
Une autre façon de trier vos données consiste à copier et coller les informations de leur cellule actuelle vers l'emplacement où vous avez réellement besoin de ces informations. Si vous avez déjà utilisé une fonction copier-coller dans un programme auparavant, celle d'Excel fonctionne exactement de la même manière. Cliquez sur une cellule, puis appuyez surCtrl+Csur votre clavier pour le copier (ouCtrl+Xpour le couper), puis cliquez sur la cellule de destination souhaitée et appuyez surCtrl + Vpour le coller.
Cela fonctionne également si vous souhaitez copier une ligne, une colonne ou un groupe de cellules entier. Cliquez sur le numéro de ligne sur le côté gauche de la fenêtre, sur la lettre de la colonne en haut de la fenêtre ou utilisez votre souris pour mettre en surbrillance les cellules souhaitées, puis utilisez les commandes copier-coller définies précédemment.
Une dernière méthode de tri consiste à utiliser leCacheretAfficheroptions dans Excel. Cela vous permet de supprimer une ligne ou une colonne de la vue, sans supprimer cette plage de données de la feuille de calcul. Vous pouvez masquer une ligne ou une colonne en cliquant avec le bouton droit sur le numéro de ligne ou la lettre de la colonne, puis en cliquant sur l'icôneCacheroption. Vous pouvez afficher une ligne ou une colonne en utilisant votre souris pour sélectionner les lignes ou les colonnes avant et après la série masquée, en cliquant avec le bouton droit sur la sélection, puis en cliquant sur l'icôneAfficheroption.
Options utiles de formatage d’affichage Excel
Un autre groupe de tâches Excel que vous rencontrerez quotidiennement consiste à ajuster l'apparence de vos cellules, ainsi que la façon dont elles s'impriment. Chaque version d'Excel vous permet de modifier la couleur de vos cellules, l'apparence de la police et la taille de vos cellules. Les modifications de couleur sont rapidement accessibles dans toutes les versions d'Excel en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisissant parmi les options de formatage du menu contextuel.
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un numéro de ligne ou un nom de colonne, puis choisir l'optionhauteur de rangéeoulargeur de colonneoption pour spécifier la taille de la ligne ou de la colonne que vous souhaitez modifier. Cette même fonction s'applique si vous sélectionnez un groupe de lignes ou de colonnes.
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Une dernière méthode pour formater l'apparence de votre fichier Excel, spécifiquement pour l'impression, consiste à utiliser leMise en pagemenu. LeMise en pagele menu se trouve en cliquant sur leMise en pagebouton dans le coin inférieur droit duMise en pagerubrique sur leMise en pagemenu.
Ce menu comprend des options vous permettant de spécifier l'orientation de votre page, les marges de la page, les informations d'en-tête et d'imprimer ou non le quadrillage sur la page. L'impression d'un quadrillage est un élément étonnamment important à prendre en compte lorsque vous imprimez des fichiers Excel, car elle constitue la meilleure méthode pour rendre un document imprimé plus lisible. Sauf indication contraire, je les inclut généralement par défaut.
Quelques calculs et formules de base pour Excel
La chose la plus courante que je rencontre avec les fichiers Excel est simplement d’ajouter un tas de nombres. Cela est particulièrement vrai dans les scénarios commerciaux où de nombreuses commandes et rapports seront d'énormes feuilles de calcul avec des cellules qui doivent être additionnées pour déterminer la valeur totale d'une vente. J'ai personnellement vu des gens ajouter manuellement des valeurs dans Excel, ce qui va presque à l'encontre de l'objectif du programme. Excel comprend unje suis moibouton, situé sur leFormulesbarre, qui ajoutera automatiquement une série de chiffres pour vous. Cliquez sur leje suis moibouton, mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez additionner, appuyez surEntrer. Le total total des cellules sera affiché dans la première cellule sous ou à droite des cellules que vous avez sélectionnées.
Vous pouvez également saisir des formules dans des cellules pour un peu plus de contrôle sur l'endroit où le total est affiché. Les formules sont généralement composées dans un format tel que=A1+A2,=A1-A2,=A1*A2ou=A1/A2. Si vous êtes curieux, vous pouvez écrire manuellement une fonction AutoSum en utilisant le format=SOMME(A1:A2).
Pratique, pratique, pratique
Comme pour presque tout le reste dans la vie, vous devez vous entraîner pour vous améliorer dans Excel. Vous pourrez peut-être effectuer des tâches spécifiques avec une direction guidée, mais la véritable valeur pour un employeur potentiel viendra lorsque vous serez capable d'effectuer de manière transparente l'une de ces tâches de mémoire. Cela se traduira par une augmentation de votre productivité, ce qui augmentera votre valeur. De plus, au fur et à mesure que vous continuez à utiliser Excel, vous découvrirez d'autres façons d'effectuer des tâches et vous apprendrez d'autres trucs et astuces utiles qui faciliteront l'organisation, le tri et la manipulation de grandes quantités de données en quelques secondes.